Kada želimo da unapredimo proces, prirodno je da krenemo od mesta gde vidimo problem. Mašina radi sporije nego što bi trebalo. Na jednom radnom mestu postoji čekanje. Određena aktivnost traje predugo. Zaposleni pravi nepotrebne korake. I onda optimizujemo baš taj deo procesa.
Problem? Možda taj proces uopšte nije najvažniji problem u celom toku.
Možda nije usko grlo. Možda njegovo ubrzavanje nema značajan uticaj na krajnji rezultat. Možda smo potrošili vreme i resurse da poboljšamo deo sistema koji zapravo nije prioritet.
Upravo zato je ponekad potrebno napraviti korak unazad i pogledati ceo tok stvaranja vrednosti.
To je bila polazna tačka jednog projekta u kojem smo kroz Value Stream Mapping i nekoliko meseci rada uspeli da smanjimo Lead Time za 53%.
Lokalno poboljšanje nije uvek sistemsko poboljšanje
Zamislimo proizvodni tok sa desetak različitih procesa. Jedan proces traje 10 minuta. Drugi 15. Treći 5. Četvrti 40.
Ako se fokusiramo samo na proces od 10 minuta i uspemo da ga skratimo na 7 minuta, tehnički smo napravili poboljšanje. Ali šta ako proces od 40 minuta i dalje predstavlja mnogo veći problem?
Još važnije – šta ako između tih procesa postoje velika čekanja, zalihe, nepotrebna kretanja ili neravnomerno opterećenje? Tada možemo imati uspešno poboljšan proces, ali gotovo nikakav efekat na ceo tok.
Value Stream Mapping pomaže upravo da takvu situaciju izbegnemo.
Kada nacrtamo ceo tok, slika postaje drugačija
VSM nam omogućava da na jednom mestu prikažemo ceo tok stvaranja vrednosti, od početka do kraja. Ne gledamo samo koliko traje pojedinačna aktivnost.
Posmatramo i: gde se materijal i informacije kreću, gde nastaju čekanja, gde se stvaraju zalihe, koliko traju pojedinačni procesi, kako su procesi međusobno povezani, gde postoje odstupanja i neravnoteže.
Kada se sve to prikaže kroz standardizovane VSM simbole i vremensku liniju, dobijamo potpuno drugačiju perspektivu. Odjednom više ne gledamo deset odvojenih procesa. Vidimo jedan sistem.
Šta nam je pokazala analiza?
Jedan od važnih uvida bio je da procesi nisu bili dovoljno izbalansirani. Kada smo grafički prikazali trajanje pojedinačnih procesa i sagledali ih u kontekstu celog toka, postalo je mnogo jasnije gde postoji prostor za promenu.
Nije bilo dovoljno samo „ubrzati spor proces“. Bilo je potrebno razmišljati o tome kako je ceo tok organizovan. To je otvorilo više različitih mogućnosti – neka radna mesta mogla su da se spoje, neke aktivnosti mogle su da se ubrzaju, određene aktivnosti mogle su da se eliminišu, a na nekim mestima bilo je potrebno promeniti način organizacije rada.
Drugim rečima, VSM nam nije dao samo odgovor na pitanje „Gde možemo da budemo brži?“ Dao nam je mnogo važnije pitanje: „Kako ceo tok može da funkcioniše bolje?“
VSM nije projekat jednog čoveka
Jedna od najvažnijih stvari na ovom projektu nije bila sama mapa. Bili su to ljudi koji su učestvovali u njenom kreiranju i analizi.
U Value Stream Mapping ne možete kvalitetno uključiti samo jednu funkciju i očekivati kompletnu sliku. Ljudi iz različitih delova organizacije vide različite probleme – proizvodnja vidi jednu stvar, logistika drugu, kvalitet treću, planiranje četvrtu, održavanje petu.
A kada ih spojimo za isti sto, često se pojave informacije koje nijedan pojedinac nema kompletnu. Zato je VSM istovremeno i alat za analizu i način da različiti delovi organizacije počnu da gledaju isti proces kao jedan tok.
Od mape do konkretnih poboljšanja
Sama VSM mapa ne donosi rezultat. Ona je početak. Nakon mapiranja bilo je potrebno definisati prioritete, razraditi konkretne aktivnosti i krenuti u implementaciju.
Kroz naredne mesece radili smo na različitim poboljšanjima koja su proistekla iz analize celog toka. Nisu sva poboljšanja bila velika – neka su bila vrlo jednostavna. Ali su bila usmerena na mesta na kojima su mogla da naprave stvarnu razliku za ceo tok.
To je jedna od najvećih vrednosti VSM pristupa: ne optimizujemo ono što je najlakše optimizovati, već ono što ima najveći potencijal da unapredi ceo tok.
Rezultat: 53% kraći Lead Time
Nakon nekoliko meseci rada, rezultat je bio smanjenje Lead Time-a za 53%. Ali možda je još važnije od samog procenta to što je organizacija dobila drugačiji pogled na proces.
Umesto da se svaki deo procesa posmatra zasebno, tim je dobio jasniju sliku: gde nastaje vrednost, gde se gubi vreme i gde je zaista potrebno intervenisati.
To omogućava da se i buduće inicijative bolje usmeravaju. Jer kada znamo kako funkcioniše ceo tok, mnogo je lakše odgovoriti na pitanje: „Šta treba da unapredimo sledeće?“
Da li znate gde se u vašem procesu zaista gubi vreme?
Možda već imate nekoliko poznatih problema i ideja za unapređenje. Ali pre nego što krenete da optimizujete pojedinačne procese, vredi pogledati širu sliku.
Kroz Value Stream Mapping radionicu možemo zajedno sa vašim timom mapirati postojeći tok, identifikovati gubitke i neravnoteže i definisati prioritete za unapređenje.
Pošaljite nam kroz kontakt formu nekoliko informacija o vašem procesu i trenutnim izazovima. Nakon toga možemo organizovati uvodni razgovor i zajedno proceniti da li VSM može biti pravi prvi korak.